Hubungan arsip dengan administrasi merupakan hubungan dua sisi sebuah mata uang atau hubungan anatar suatu benda dengan bayangannya. Arsip sebagai bagian dari proses administrasi hanya ada apabila administrasi itu berjalan.

1. Proses

- Arsip tercipta sebagai endapan informai terekam dari pelaksanaan kegiatan administrasi suatu instansi/lorporasi.

- Arsip merupakan substansi informasi yang melekat pada fungsi, sehingga setiap penngaturan  arsip harus mempertimbangkan :

• Agar infomasinya yang terdapat dalam arsip bisa digunakan untuk kepentingan operasional instansi/korporasi secara fungsional.
• Agar informasi dalam arsip dapat dikelompokkan dalam unit0unit informasi secara spesifik agar dapat diberikan secara tepat informasi, tepat waktu, tepat orang, tepat guna serta dalam waktu yang secepat mungkin.

1. Fungsi Arsip

Menurut undang-undang nomor 7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atau records atau archives. Arsip dinamis dan arsip yang masih secara langsung digunakan dan juga evaluasi. Atau dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value)

Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis atif berarti arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunannya untuk penyelengaraan administrasi sudah menurun.

Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematik tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi.

Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka asrip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajelen, sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat, kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan demiian informasi yang terakam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan. (memaknai arsip sebagai sumber informasi : waluyo)