Penyusutan arsip adalah suatu kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan. 

Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung di dalamnya.

• Mengurangi jumlah arsip
• Memudahkan penemuan kembali arsip dalam rangka pelayanan informasi
• Meningkatkan mutu pengelolaan dan pengamanan arsip - arsip yang mengandung pertanggungjawaban pembuktian sejarah kehidupan kebangsaan

RUANG LINGKUP PENYUSUTAN

 1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Dinas, Badan, Lembaga.

                                2) Penyerahan arsip statis dari Kantor Arsip Daerah ke Arsip Nasional Republik Indonesia

Yang termasuk kriteria arsip statis adalah :

Sebagian arsip yang harus disimpan permanen dengan pertimbangan sbb :

 (2) Persetujuan dari Arsip Nasional;

Penyusutan arsip menganut azas sentralisasi dalam kebijakan dan desentralisasi dalam pelaksanaan. Melalui azas tersebut dimungkinkan adanya penyusutan arsip yang dilakukan di pusat/depo arsip propinsi dan instansi-instansi di lingkungan pemerintah Provinsi Jawa Barat. Dalam hal ini masalah pendelegasian wewenang, penentuan jenis arsip yang harus dipindahkan ke depo arsip dan peran aktif Kantor Arsip Daerah dalam mengkoordinasikan, membina, mengawasi secara operasional penyusutan arsip sangat diperlukan agar dicegah terjadinya penyusutan arsip yang semena-mena semata-mata sebagai jalan keluar dalam menanggulangi keterbatasan baik tempat, sarana, maupun tenaga.

 Kedudukan pemerintah daerah dalam sistem Pemerintahan Negara Republik Indonesia secara keseluruhan mewarnai kebijakan penyusutan arsip yang senantiasa harus terkoordinasi dan terpadu dengan kebijakan pemerintah pusat. Oleh karena itu, koordinasi, konsultasi, dan permohonan persetujuan penyusutan arsip-arsip tertentu kepada Departemen Dalam Negeri, Arsip Nasional Republik Indonesia, BPK, BAKN dan Departemen lain yang terkait merupakan suatu tahapan proses yang tidak dapat dipisahkan dari proses penyusutan arsip secara keseluruhan. (Brosur Penyusutan Arsip-Layanan Kearsipan).